Omnifocus, potencia para usuarios avanzados [Especial Gestores de Tareas]

Los gestores de tareas son un tipo de aplicación que con frecuencia vemos publicadas en diversos medios. Hoy en día parece que está de moda usar una aplicación de este tipo pero mucho más allá de una simple moda, hacer uso de un gestor de tareas es imprescindible para llevar un control de las mismas y sobre todo no perder nada por el camino.

Durante mucho tiempo he venido usando diferentes aplicaciones y métodos. En todo este tiempo he probado un sin fin de opciones, en algunos casos para analizarlas luego en Applesfera y en otros por curiosidad o simplemente por alguna característica que me llamó la atención. Pero luego, siempre termino por volver a la misma. Aunque esta vez creo que algo cambiará.

Por todo ello me gustaría presentaros un pequeño especial sobre gestores de tareas. Eso sí, con unas condiciones definidas desde un principio. Como sabéis, si unimos los sistemas OS X y iOS en número de aplicaciones sería inmenso. Por tanto, para este especial sólo comentaré las aplicaciones que tienen versión tanto para Mac como iPhone y iPad. Y por supuesto, las que bajo mi criterio son las que más satisfacciones me han dado en su uso diario. Sin más comenzamos con la primera.

OmniFocus, el gestor de tareas por excelencia

Omnifocus es uno de los gestores de tareas más conocidos y que en breve será actualizado. En parte debido al gran trabajo que sus desarrolladores han realizado con otras aplicaciones como OmniGraffle, OmniPlan u OmniOutliner entre otras. Es un gestor usado por una gran cantidad de usuarios donde destaca la potencia y flexibilidad a la hora de adaptarse a diferentes métodos de gestión.

Las principales caraterísticas de OmniFocus son:

Captura cualquier tarea o ítem. Esas capturas se realizan de forma rápida y prácticamente desde cualquier aplicación gracias a los Servicios. Desde las preferencias de OmniFocus podremos definir el atajo de teclado para cada aplicación en el apartado Recortes.

Gestión detallada de cada tarea. Todas las tareas que capturemos podremos organizarlas en diferentes proyectos. Esos proyectos podremos usarlos para definir incluso el método GTD de David Allen u otras alternativas como las dos listas o nuestro propio método.

Uso de contextos. Es sin duda una característica muy útil. Gracias a los contextos podremos establecer tareas que, por ejemplo, sea mejor realizarlas en casa que en la oficina.

Tareas recurrentes o fijar plazo máximo para su finalización.

Sincronización entre dispositivos. Ya sea con los diferentes Mac que tengamos, el Mac de casa con el de la oficina, o entre las versiones de iPhone o iPad.

Por último, dispone de un modo Enfoque que nos facilita focalizar toda nuestra atención en un sólo proyecto o tarea. Haciendo que el resto no nos distraiga
La interfaz de OmniFocus

Vistas las principales características nos adentramos en la interfaz. En la versión de OS X la ventana de la aplicación nos puede resultar abrumadora a primera vista. Las diferentes opciones de la barra superior, la lateral, todos los apartados del menú de la aplicación, etc… Pero tranquilos, es cuestión de tiempo.

Cuando iniciamos OmniFocus veremos una ventana principal que consta de tres secciones claramente diferenciadas: una barra superior a través de la cual accedemos a las diferentes secciones (entrada, proyectos, contextos, Vencimiento,…); otra lateral situada a la izquierda que nos muestra los proyectos o contextos según estemos en una sección u otra y la sección principal donde veremos las tareas e información añadida.

Para comenzar con sólo manejarnos en la opción de Entrada bastará. Allí podremos ir introduciendo tareas y crear en la Biblioteca los diferentes proyectos o listas en función de que sean tareas profesionales o personales (lista de la compra, películas por ver, etc). Luego con el paso del tiempo iremos profundizando en el resto de opciones.

Esas opciones nos permiten definir de forma más detallada cada una de las tareas o proyectos. Y es aquí donde comienza a vislumbrarse el potencial y la versatilidad de OmniFocus. Gracias al Inspector vamos a poder establecer una fecha de inicio, venciemiento, finalización, si es recursiva y cuándo, próximas revisiones, etc… Todo esto nos permite gestionar todo lo que tenemos que hacer, no importa cuando, de forma clara y detallada.

Organización de tareas y proyectos en profundidad

Como he comentado, OmniFocus es una aplicación muy potente. Su organización por contextos, las opciones de establecer fechas límites, tareas recursivas y el modo Enfocar hace que podamos organizar un gran número de tareas y proyectos sin perder el control de cada uno de ellos.

Nos permite una profundidad altísima gracias a la posibilidad de anidar tareas para crear proyectos, subproyectos, etc. Es, sin duda, el gestor de tareas más completo y potente de todos los que he probado. Además, gracias a la disponibilidad de versiones para iPhone y iPad hacen que, si usamos sólo dispositivos de Apple sea una más que recomendable opción.

Eso sí, el precio es alto. La versión para OS X cuesta 69,99 euros. Luego la versión para iPhone, 17,99 euros y para iPad 35,99 euros. Es decir, contar con las tres aplicaciones nos supone un desembolso de 124 euros. Por lo que hay que estar muy seguros de que vamos a dar utilidad a la misma. Por tanto,sólo la recomendaría a usuarios expertos en la organización de tareas, que vayan a exprimir cada una de sus opciones y cuyo número de tareas (tanto las que ha de realizar como las que delega o revisa) es considerable.

Accede a tus datos de Omnifocus desde la web

Efectivamente, habíamos dicho que Omnifocus sólo dispone de clientes para OS X y iOS. No hay interfaz web, al menos no oficialmente. Pero existe Spootnik, un servicio online que nos permite acceder a los datos que tenemos en Omnifocus.

Esto es por supuesto una solución no oficial. Es la solución que proponen para aquellos usuarios que necesiten tener la opción de acceder vía web a sus listas de tareas y proyectos. Eso sí, es un servicio de pago que tendremos que valorar bien para ver si es rentable o no su cuota que es de 3 dólares al mes para la opción individual, 12 dólares para equipos, 15 dólares el plan Premium y 29 del Max.

Bonus extra

Omnifocus permite la instalación de temas que hacen que la interfaz, sin perder la organización base, luzca de forma más atractiva. Estos temas podemos crearlos nosotros mismos o descargarlos desde la web ofthemes.com. A mí personalmente me gusta el tema Tarquin de Guillermo Carvajal

Además en los dispositivos iOS compatibles permite añadir tareas a través de Siri, el asistente de voz de Apple. Y si ya sois usuarios de OmniFocus y queréis aprovecharlo al máximo os recomiendo el eBook Creating Flow with OmniFocus (en Inglés)